どの仕事も同じだと思うんだけど、
- 資料Aを参照して
- 資料Bを参照して
- 資料Cの〇〇項目を記入
みたいな仕事は存在する。が、割と手間。
まぁざっくり書くと↑の手順３つだから簡単じゃんとか思うけど、具体的に書くと
- 資料Aを置いてある場所（フォルダ、ディレクトリ）まで移動し
- 資料Aを開き
- 資料Aの中の、必要な情報項目〇〇が記載している場所を見て
- 資料Bを置いてある場所（フォルダ、ディレクトリ）まで移動し
- 資料Bを開き
- 資料Bの中の、必要な情報項目〇〇が記載している場所を見て
- 資料Cを置いてある場所（フォルダ、ディレクトリ）まで移動し
- 資料Cを開き
- 資料Cの項目〇〇を記入
という手順を踏まなければならないわけで。
ただこういう仕事って効率化、自動化できるはず。
アプローチはいろいろあると思う。
- フォーマット自体見直して資料AもBも見なくていいようにする
- 日に〇回程度自分のPCにタスクスケジューラを設定しておいて、指定の場所に必要なファイルをもってくるようなバッチジョブを組む
- マクロ組んでデータ自動取得する
とか。
ただ、これをやるにしてもいろいろとプロセスがあるのでその辺整理してみる。
ちなみにこのプロセス自体は資料作成に限らず使えるものかなーと思ってます。
作業を具体化する
まずこれ。週１回の会議で使う資料を作成。とかいうタスクを
↑で書いたような形で具体化、分割する。
分割の単位は↑だとファイルを開くくらいの単位だけど、まぁお好きにどうぞ。
あーしてこうしてってのが一緒になってないと思えるくらいならいいと思う。
各作業の見積時間を記入
| 資料Aを置いてある場所（フォルダ、ディレクトリ）まで移動し | 5秒 |
| 資料Aを開き | 1秒 |
| 資料Aの中の、必要な情報項目〇〇が記載している場所を見て | 3秒 |
| ・・・ | 〇秒 |
といった感じの表を作ります。作業時間は測ってもいいし見積もってもいいし。
後で成果測定を正確にやりたいなら計ったほうがいいかもね。
効率化できそうな部分を絞る
全部自動化できるのなら全部でもいいし、部分的にでもいい。
出来そうな部分の時間を合算したら効果も見えてくるはず。
効率化、自動化の方法を検討
マクロ作るとかバッチつくるとかまぁなんでもOK。
作業の順番変えるとかでも良くなったりする。
上記例だとアクセスするファイルの順番を変えるとか。階層深い時には同一階層のファイルをまとめて開くとか。
インプット、アウトプットを定義
自動化する場合は必須。
入力として必要なモノと出力されるモノを定義。
実行
自動化用のマクロ組むとかバッチ組むとか考えた方法を実行。
んでテスト。
インプットをもとに、想定通りのアウトプットが得られていればよいと思う。
おわりに
相当簡略化して書いたけど、この流れ自体はコンサルとか関係なしに無意識に実行できている人もいると思う。
ただ、体系的に教わったかどうかで自分の仕事のやり方を見直すきっかけになるし、
無意識にできている場合も必要な考え方を追加吸収することでよりよいやり方になると思いました。
どう効率化、自動化するかはアイデアマンの出番。
コスト、技術等をもとに実現可能性を検証するべし。
事務とかこの手のタスクが積み重なってる気がして、ちょっと考えたら
資料〇〇提出してシステムに登録して、××さんにメール出してとかそういう流れ仕事はだいぶ削減できるのになぁと思う今日この頃でした。
そういう意味でも自動化、効率化ってジャンルだけ考えてもまだまだSIerの仕事はなくならないと思った。
